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職場軟實力:說話技巧

美國前總統小布希口才欠佳是眾所周知的,說錯話讀錯字已經是家常便飯了,甚至成為一些媒體調侃和網友惡搞的對象。
  掌握說話溝通的技巧,能讓一國之首展現軟實力,同樣地,在職場上懂得“如何說對話”,讓上司同事看到自己的才幹,也是一種軟實力的表現。
  找工作面試時,有能力表達自己的人,可能在短短幾分鐘內就被錄取。面對客戶進行推銷時,口若懸河者更有能力提高銷售業績。身為主管,代表公司對外演講或進行內部會議時,也得具備說服他人的表達能力。
  溝通技巧有進步
  新加坡管理大學社會科學學院英國文學副教授KirpalSingh指出,溝通技巧確實很重要,他認為雇主較欣賞善於表達的員工。他說:“一些雇主向我反映過,覺得新加坡管理大學的學生口才不俗,不怕說話。我們在編寫教課內容時,特別強調學生得參與討論,鼓勵和訓練他們的口語表達能力,為他們步入職場打好基礎。”
  義安理工學院人文學院兼職講師楊君偉點出:“懂得說話是人與人之間最基本的溝通,學生在課堂上舉手發表意見,員工受了委屈要申訴,或要積極爭取加薪福利等,這些生活的種種,都跟一件事情有關,就是你會不會說話。”
  往往,從大學生身上,可以一窺新世代的表達習慣與能力。據KirpalSingh副教授觀察,本地學生的溝通技巧,過去10年來有進步,但相較於西方,甚至亞洲其他地區,仍有待進步。
  他說:“以西方的情況來說,他們的學生比較勇於發言,但有時候未必有內容。亞洲文化大致上不主張質疑權威,教育方式也較少鼓勵學生發言,無形中造就學生怕說錯話,不習慣開口的情況。”
  辭彙只夠話家常
  然而,面對全球人才匯流以及國際化的工作新時代,“敢開口,說對話”是必要的職場生存法則。要加強說話技巧,KirpalSingh副教授建議,首先要提升語文能力,多閱讀,而新加坡人若能掌握雙語,更具優勢。
  楊君偉認為,新加坡人平時說話,所使用的辭彙一般只適合閒話家常,在職場上較正式的溝通平臺上,就變得詞窮了。他分享到訪香港和臺灣的見聞:“同樣是東方社會,但我覺得當地年輕人的語文能力比較強,我看到一些售貨員,他們對產品認識透徹,推銷時滔滔不絕,說服力強。在這樣面對面的交流中,讓人倍增好感。”
  KirpalSingh副教授也相信,未來工作步伐會越來越快,面對面的交流比書寫電郵檔更快速直接。“在會議上你只有幾分鐘時間,簡扼地將計畫書的內容向老闆報告,高層不會有時間和耐性看厚厚的文字報告書。”
  提升職場說話技巧
  職場上若要進行簡報,或代表公司對外公開演講,可參考以下幾個重點:
  1)解除害羞心理:清楚明白演說目的,瞭解職務內容,並立下所要達到的目標,例如是否為了爭取新客戶,提高銷售業績等。
  2)準備好開場白:一般上,很多員工只注重報告的內容,忽略了開場白的重要性。楊君偉說:“好的開場白,是成功的一半。蘋果電腦總裁喬布斯(SteveJobs)每年的重點演說前,都會花至少10倍的時間來準備。”
  3)放鬆身體:除了口語表達能力,肢體語言也是關鍵。雙手交叉在胸前,顯示個人保護意識;誠懇地握手,並保持眼神交流,能讓對方留下好感;交談時,身體略往前傾,表示投入於談話中,這些肢體語言透露出各種訊息。
  4)懂得聆聽:溝通,不只是說話而已,還要懂得聆聽。比如在公開場合進行演說前,可以提前與到場的人交談,瞭解他們的身份,是哪些機構的代表等等,以及他們希望獲得什麼資訊和知識。從中,就更能掌握演講的方向和內容,是否符合觀眾的要求。
  此外,演講過程中也要察顏觀色,看觀眾的反應,進行互動,這可幫助帶動現場氣氛。
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